1. Necesidad de documentar las piezas en el museo.
2. Identificación del objeto en la práctica documental y su secuencia vital dentro del museo.
3. Necesidad de que el conservador sea un científico.
4. Tendencias documentales actuales.
5. Normalización y gestión integral del museo.
6. Bibliografía.
7. Anexo 10: Instrucciones con relación a los registros de los Museos Estatales (Ministerio de Cultura)

1. NECESIDAD DE DOCUMENTAR LAS PIEZAS EN EL MUSEO

La conservación de la pieza en el museo sólo se justifica si junto a ella se conserva la documentación que memoriza las condiciones en que fue hallada y su historia. De lo contrario, el museo es un almacén de objetos.

¿Pero que se entiende por documentación?  Isabel Bravo Juega^[1] la define como la ciencia que a través de unas técnicas llamadas documentales (coleccionar, ordenar, clasificar, seleccionar, recuperar y difundir), tiene como fin hacer accesible el contenido de las fuentes de conocimiento. El núcleo del sistema de documentación es la pieza (también llamada objeto o bien cultural), es decir, los fondos o el resto de documentación que gira en torno a ella.

Todo estudio de la documentación museística debe distinguir –a juicio de Andrés Carretero^[2]–  los fondos museográficos de los fondos museológicos:

• los fondos museográficos están constituidos por las colecciones, los bienes que conservan los museos, “aquellos objetos con los que hacemos museografía” (los documentos museales primarios para Riviére);
• los fondos museológicos están formados por la información y documentación de diverso tipo que se reúne, produce y gestiona desde el sistema estructurado del museo, y que está íntimamente conectada con las colecciones (los documentos museales secundarios, según Rivière).

Hay que decir que la documentación de una pieza es su primer elemento para defenderla. Así se justifican los inventarios y catálogos, que son instrumentos para la actuación de conservación y custodia del patrimonio de los museos. Así los define el art. 12.1 del Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Español de Museos^[3]:

• El inventario tiene por finalidad identificar pormenorizadamente los fondos asignados al museo y los depositados en éste, con referencia a la significación científica o artística de los mismos. Técnicamente le corresponde realizarlo al responsable del registro o al ayudante del conservador.
• El catálogo tiene como finalidad documentar y estudiar los fondos asignados al museo y los depositados en el mismo con relación a su marco artístico, histórico, arqueológico, científico o técnico, debiendo contener los datos sobre el estado de conservación, tratamientos, biografía, bibliografía y demás incidencias análogas relativas a la pieza. Su elaboración corresponde al conservador.

Aunque la tendencia actual, desde la introducción del tratamiento informático de la documentación, es a incorporar los datos de uno y otro en una ficha única.

La documentación no es sino una herramienta de trabajo abierta a todos los servicios del museo y a través de ellos a la sociedad. En esto radica la misión educativa del museo.

Todo museo debe llevar a cabo su tarea documental en dos direcciones:

• la documentación hacia dentro: inventariando, describiendo y archivando todas las referencias conocidas de las piezas almacenadas en el museo;
• la documentación del entorno exterior del museo: necesaria para el mejor conocimiento del contexto del que proceden los bienes culturales que el museo conserva y para la  mejor defensa del patrimonio artístico, arqueológico, paleontológico, etnológico etc.

María Teresa Marín lo entiende así, al considerar que la documentación de los fondos del museo tiene diferentes usos^[4]:

• Para la propia actividad del museo, puesto que es necesaria para llevar a cabo la conservación, exposición y difusión al público de los mencionados fondos.
• Para que el museo sea un centro de investigación hacia dentro (del propio personal hacia las colecciones) y hacia fuera (para ponerlas a disposición de especialistas externos al museo mismo).
• Para demostrar la propiedad legal de las colecciones.
• Para la lucha contra el tráfico ilícito de bienes culturales.

2. IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO EN LA PRÁCTICA DOCUMENTAL Y SU SECUENCIA VITAL DENTRO DEL MUSEO

Lo primero que debe hacerse con un objeto antes de registrarlo oficialmente en el museo es identificarlo tras un primer reconocimiento. Los pasos siguientes serán:

1. Su registro de entrada, donde se hará constar día, mes y año.
2. Su inclusión en el catálogo descriptivo (fichas que conformarán el catálogo científico).
3. Referencia de localización del objeto: su emplazamiento en el museo o fuera de él.
4. Expediente técnico: del objeto o de la colección a la que fue a parar, haciendo constar:
   • detalles de procedencia, adquisición;
   • notas tomadas sobre el terreno;
   • paralelos, notas bibliográficas;
   • fotografías.
5. Documentación audiovisual complementaria.
6. Documentación sobre el estado del objeto: tratamientos que haya sufrido.
7. Mención de su registro en los libros de depósitos y préstamos, si hubiera lugar.

De todos estos elementos, el más importante, porque de él dependen todos los demás, es la primera identificación del objeto.

Toda identificación debe contemplar:

1. Nombre del museo.
2. La asignación de un número de registro, en el momento de su ingreso en el museo^[5].
3. El nombre o designación del objeto.
4. La forma de adquisición: descubrimiento, compra…
5. Origen de la adquisición: nombre de la persona o misión científica etc.
6. El precio pagado.
7. Procedencia: lugar y época de la Historia.
8. Breve descripción: incluirá fotografías y dibujos, croquis etc. La función del objeto.
9. Dimensiones: altura, anchura, profundidad; largura, anchura y espesor; altura y diámetro. Se toman en centímetros (los objetos de menor tamaño y obras sobre papel en milímetros).
10. Estado de conservación.
11. Observaciones: condiciones en que se adquirió y otros datos que se consideren de interés (particularmente la historia del objeto).

Deben ser informaciones abreviadas, que se recogerán en fichas normalizadas (se ha recomendado el formato 75 x 125 cm.) o, mejor aún, se procesarán con ordenador empleando programas específicos.

Las informaciones complementarias irán en hojas aparte, podrán unirse al diario de trabajo sobre el terreno (si lo hubiera) y a su vez todo ello se  incluirá en el expediente, que reunirá toda la documentación histórica de la pieza.

Catalogación e inventario tienen gran importancia cara a la seguridad del museo, pues facilitan un control sobre las piezas.

Isabel Bravo Juega^[6] recomienda al respecto  que:

• el número de identificación y registro no se cambien tras el ingreso de la pieza en el museo;
• la ficha de inventario incluya: fotografía y descripción minuciosa del objeto;
• cada ficha esté duplicada y protegida contra el fuego y la humedad con una copia de seguridad, en contenedores o muebles adecuados y seguros (antirrobo);
• habrá en el museo un registro de localización topográfica (situación de las piezas en las salas o colecciones, a partir de las fichas de identificación);
• todo traslado de las piezas se hará constar documentalmente;
• no se accederá al préstamo del objeto si las condiciones de seguridad y conservación en destino no son equivalentes o superiores a las de origen.

Secuencia vital del objeto desde su ingreso a su baja:

Desde su ingreso en el Museo, el objeto o bien cultural sigue una “secuencia vital” –en palabras de Andrés Carretero- que contempla cuatro fases en la gestión de fondos: Ingreso, control, gestión y baja de fondos.

Vamos a explicarlo con detalle:

1. Ingreso de fondos: después de las gestiones de oferta o solicitud, de complejidad variable, los fondos ingresan en el museo, sea en la colección permanente (mediante compra, donación, hallazgo…), sea en depósito o bien llegan al museo para estancias de corta duración (por préstamo, intercambio, mandato judicial…, cuya denominación legal es la de “depósitos no registrables”).
2. Control de fondos: en el caso de bienes que ingresan con carácter “registrable”, sigue un proceso de control que incluye su inscripción, vía Libros de Registro, asignación de números de inventario, descripción, clasificación y catalogación^[7]; el análisis de su estado físico, incluyendo tratamientos o cuarentenas en caso necesario; su siglado o marcaje para identificación; y su ubicación en el área de reserva del museo.
3. Gestión de fondos: los bienes son después objeto de “movimientos”, ya que implican su desplazamiento físico. Estos movimientos pueden ser internos y externos, por el distinto tratamiento legal y documental que cada uno de los tipos tiene, si bien su finalidad es la misma, pues son estudiados, fotografiados, dibujados, restaurados, expuestos etc. dentro o fuera del museo.
4. Baja de fondos: y por último, si bien en casos excepcionales, los bienes terminan su vida, sea materialmente, sea en el museo, y deben ser dados de baja. La baja normalmente se debe a robo o”paradero desconocido”, por lo que puede ser reversible, y no será definitiva salvo que se queme por completo o sea asignado a otra institución. Aunque siempre nos va a interesar conservar la información relativa al bien.

Este proceso es aplicable no solo a los fondos museográficos sino también a los fondos documentales.

Cada una de las partes de esta secuencia puede constituir por si misma, en el proceso automatizado de la gestión museística, un archivo conectado con los demás, y si el sistema informático elegido es homologable a otros puede ponerse en red de información y “traspasar” el muro físico del museo. Este proceso simplificado supera con creces el tradicional tratamiento manual de la documentación en los museos.

3. NECESIDAD DE QUE EL CONSERVADOR SEA UN CIENTÍFICO

Luis Caballero Zoreda^[8] indica que de las seis funciones del museo, es difícil que un profesional no científico se haga cargo de las dos primeras (acopio-defensa y documentación).

Lo mismo ocurre con las funciones restantes del museo, pues no se puede comunicar, divulgar o enseñar lo que no se conoce.

¿El conservador debe ser un científico o un museógrafo? La solución está en el trabajo en equipo: las dos funciones se apoyan entre sí y el nexo de unión entre ellas es la investigación.

El director debe ser, pues, un coordinador de ese equipo interprofesional.

María Luisa Herrera^[9] advierte que el conservador tiene funciones como ayudar a los investigadores que acudan al museo; dirigir campañas de excavación y prospecciones arqueológicas o etnológicas, entre otras que le correspondan; y debe inventariar y catalogar. Ello exige, a su juicio, «una labor puramente científica y del más alto nivel investigador y docente». «El trabajo más trascendental, perdurable y eficaz del conservador –añade- es el inventariado de los objetos y la catalogación de los fondos». Propone la redacción de tres catálogos opcionales:

• uno general del centro, con su historia y exposición de las colecciones;
• otros varios de las diferentes secciones o colecciones que las  componen;
• y otros más someros que sirvan de guía al visitante.

Por tanto, el museo se configura como un centro de investigación con unas exigencias, en primer lugar, particulares: dar acogida al investigador de paso; potenciar los trabajos de investigación en el propio museo; crear equipos de investigación en su museo y en otros de cabecera de red; y dotarse de instrumentos de investigación básicos: biblioteca, gabinetes de dibujo y fotográfico, laboratorio de  restauración, etc. Pero también debe atender necesidades generales, como la formación del personal científico; la adopción de programas de investigación; la cooperación internacional en materia de investigación; y el intercambio de objetos entre los museos.

Luis Alonso Fernández^[10] opina que el buen investigador (conservador) deberá tener una información lo más completa acerca de las técnicas artísticas, materiales, información sobre falsificaciones etc. Para él, la investigación es un “compromiso interno de los conservadores del museo ante la propia colección”, para poder catalogarla con todo rigor y así difundirla con seguridad y garantía^[11].

4. TENDENCIAS DOCUMENTALES ACTUALES

Por muy completas que sean las anotaciones recogidas en el inventario, nunca lo son del todo para el investigador. De ahí que deba servirse, en lo posible, de las modernas técnicas audiovisuales, para obtener una documentación del objeto lo más acabada posible.

Los medios audiovisuales utilizados corrientemente han sido el registro sonoro, la fotografía y el cine, pero hoy se han impuesto el video por su versatilidad, y el CD-Rom (disco compacto de solo lectura) y el DVD (vídeodisco digital con imágenes y sonidos e interactivo) por su capacidad de almacenamiento, su versatilidad y carácter interactivo para potenciar la difusión de la información, que alcanza niveles masivos de acceso si se emplea Internet. La digitalización de las imágenes ha representado un paso importante ya no sólo por complementar la ficha catalográfica con detalles exactos de la pieza, sino por la facilidad con que pueden difundirse por correo electrónico para posibilitar su divulgación en publicaciones. En cuanto a la radio y la televisión son más útiles para la difusión cultural del museo que para su empleo como técnicas documentales.

Pero los medios pueden constituir por si mismos documentos dignos de conservación, dependiendo de su valor intrínseco o de su categoría de obra de arte. Constituyen entonces documentos reflejos^[12], que el museo debe conservar y comunicar como el resto de sus piezas, configurándose como una iconoteca o banco de datos iconográficos. Lo ideal sería que el museo se transformase en un centro de documentación de nuestro tiempo: que fuese, por ejemplo, pinacoteca a la vez que fototeca, videoteca, filmoteca, fonoteca y biblioteca o archivo, es decir una mediateca. Lo demanda, además, la tendencia a la especialización en las prácticas del personal de los museos, más en concreto en el ámbito de la información museográfica, que está exigiendo ya la presencia en el organigrama del museo de especialistas en documentación..

El prototipo de mediateca en nuestros días es el Centro Georges Pompidou, de París, que incluye  en su interior un museo de arte moderno, un centro de creación industrial, un instituto de investigación, otro de creación acústica y musical, y una biblioteca pública de información, donde se ofrecen en acceso directo todo tipo de documentos.

Ciertos factores explican que, al poco de su creación -en 1985- el Centro fuese visitado diariamente por 14.000 personas. Así, la ingente cantidad de materiales en torno a todos los temas imaginables, sobre todo tipo de soportes; el acceso directo de cualquier individuo a este material; la puesta al día de los fondos; la distribución espacial abierta y flexible; la funcionalidad de los servicios de reprografía; la organización de actividades culturales; la posibilidad de consultar todo lo referente a un mismo tema contenido en diferentes soportes; el horario continuado; y la cantidad de personal y su cualificación.

Informática:

La utilización de la informática al servicio de la documentación ha supuesto un enorme avance por la posibilidad de almacenar gran cantidad de datos, por ejemplo cara a la catalogación de los fondos; realizar operaciones racionales: selección, datos, etc., y en el mínimo tiempo posible, con la posibilidad de acceder automáticamente a otros bancos de datos mediante los sistemas de comunicación en red.

La informática aplicada a la documentación en los museos data ya de los años 50 con las investigaciones de Gardin y el impulso definitivo del Museo Metropolitano de New York, en los años 60, en colaboración con IBM. Se ha orientado a la documentación arqueológica y etnológica. Su aplicación a las bellas artes es más reciente. Mencionaremos iniciativas interesantes en este sentido como las llevadas a cabo por la Smithsonian Institution y la Paul Getty Fondation (el Museum Prototype^[13]).

En su aplicación al museo, la informática, con el apoyo, de las “nuevas tecnologías” y los “hipermedia”, presenta ventajas indudables^[14]:

1. En la actividad educativa permite, mediante terminales de ordenador, la consulta directa del visitante -que puede dialogar con el centro documental- referida no sólo a las piezas en exposición (que normalmente no superan el 15% de las colecciones en propiedad), sino a su conjunto patrimonial. También mediante él puede tener acceso a bancos documentales incluso del extranjero. Permite al visitante visionar obras de arte -o de otra naturaleza- con leyendas explicativas y a color.
2. A nivel informativo, es un magnífico complemento del guía: difunde informaciones generales, proyecta programas audiovisuales, controla la frecuencia de las visitas etc.
3. A nivel científico, es de gran utilidad para la elaboración y gestión de catálogos e información científica. La fase previa de creación del banco de datos es lenta, pero crece progresivamente mediante lazos semánticos, a medida que se le plantean al ordenador preguntas y rectificaciones. El «acceso directo» del usuario al ordenador ha revolucionado el estrecho marco de consulta científica del museo.
4. Y tiene también otras aplicaciones:
   • documentales: ayuda al conocimiento de las obras de arte en unión a otras técnicas (fotográficas, rayos infrarrojos…), cara a la restauración, por ejemplo. Es un importante apoyo para el acceso a los fondos de la biblioteca u otros conectados a la base de datos;
   • generales: climatización, alumbrado, seguridad, controlados, generando lo que se ha dado en llamar un museo inteligente;
   • de difusión cultural: autoedición de catálogos y publicaciones, reserva y venta de entradas a distancia, puntos de información…, la visita virtual al museo, y, sobre todo, su presentación global en el ciberespacio a través de Internet, haciéndolo accesible desde cualquier punto del planeta;
   • ayuda a la mejora administrativa: control presupuestario, directorio de personas, gestión de los movimientos de una pieza, adquisiciones etc.

La informática permite a los museos más modestos salir de su aislamiento, favoreciendo su participación en la gran corriente de la investigación museográfica.

La teleinformática ha demostrado que a veces no es rentable la informatización del propio museo, sino recurrir por conexión telefónica a tener acceso a bancos de datos ajenos. Esto ofrece claras ventajas al museo, como la comodidad si se carece de personal informático; el ser suficiente sólo una persona para atender la terminal; o el despreocuparse de las averías.

Para otro tipo de aplicaciones (terminales de «diálogo», control de dispositivos de seguridad, climatización etc.), es más aconsejable el ordenador interno.

5. NORMALIZACIÓN Y GESTIÓN INTEGRAL DEL MUSEO

Puesto que no hay duda de que el museo es una institución documental emisora y receptora de información, se ha hecho necesario contar con programas de gestión que abarquen operaciones básicas como la conservación de los fondos y las operaciones relativas a ellos, la documentación de los bienes culturales a él atribuidos y la información que les viene asociada. En los últimos años se ha tendido a normalizar este proceso buscando el programa más efectivo, e integrador, de todas las funciones documentales del museo. En este proceso ha tenido un papel decisivo el CIDOC (Consejo Internacional para la Documentación), creado en París en 1950, a iniciativa del ICOM, al que se unió el Getty Information Institute (desde 1999 Research Institute), de Estados Unidos, que han dado pautas dirigidas a la unificación de prácticas en este sentido:

• Definiendo los elementos del sistema de información, como los medios de catalogación, la gestión de las colecciones, el personal, la administración del museo y otros
• Facilitando normas sobre el intercambio de información (por ejemplo las del ISO, Organización Internacional de Normalización)
• Aportando datos para definir la estructura del sistema (campos para registrar la información y su relación), contenido (reglas de catalogación y convenciones sintácticas) y valores (términos utilizables)
• Orientando los procedimientos administrativas con relación al registro, los movimientos de bienes culturales dentro y fuera del museo, y otros inherentes a todo museo.

Normalización documental en España:

En España, después de que Joaquín Mª Navascués redactase las instrucciones para la elaboración del libro de registro, inventario y catálogos de los museos en 1942^[15], no se volvió a decretar ninguna normativa hasta la década 1980. Las tareas de control de las colecciones siguieron caracterizándose por la utilización de las tradicionales fichas y sistemas de documentación manuales. En los años ochenta destacaron los trabajos de Luis Caballero Zoreda, en los que, como hemos visto, ya dio su debida importancia a la documentación museológica^[16].

Tras la aprobación de la vigente Ley de Patrimonio Histórico Español, en 1985, su desarrollo mediante el Reglamento de Museos de Titularidad Estatal de 1987 (Apéndice 22) significó una mayor concreción de los instrumentos necesarios para el tratamiento de la documentación en los museos.

Siguiendo las tendencias tradicionales, se continuaba con la definición de los tres instrumentos básicos: libro de registro, inventario y catálogo, pero distinguiendo entre tratamiento administrativo (cap. IV) y tratamiento técnico de los fondos (cap. V).

En el tratamiento administrativo se comprende la  realización del libro de registro, pero alude a que deben ser tres (de la colección estable, de depósitos de fondos de la Administración del Estado y sus organismos autónomos, y otros depósitos).

Dentro del tratamiento técnico de los fondos se definen los instrumentos técnico-científicos (art. 12), que son el inventario, con fines de identificación, y el catálogo, con fines de documentación y estudio en profundidad de los fondos. En el art. 13 la Administración se compromete a dictar normas técnicas, que aparecerán un año más tarde bajo el título de “Instrucciones en relación con los registros de los Museos Estatales”, que se ofrecen en Anexo 10.

A partir de 1993, el análisis del estado de la gestión documental en los museos llevó a comprobar la existencia de variedad de criterios en el tratamiento documental. Se inició así un estudio para la normalización de la gestión en los museos que se sustanció en el “Proyecto de Normalización Documental: elementos para una aplicación informática de gestión museográfica”, aparecido en 1996, dirigido por Andrés Carretero y coordinado por Marina Chinchilla, que tuvo su aplicación informática en 2001 bajo el nombre de Domus versión 1.0., y busca el control sistemático de los fondos museográficos, documentales, bibliográficos y administrativos, por medio de bases de datos documentales y relacionales de gran versatilidad sobre una lista terminológica normalizada de las diversas áreas científicas, técnicas y administrativas^[17].

En cuanto a redes de información, algunos museos nacionales como el Arqueológico y el Prado, ya están incluidos en redes europeas, como RACE (de investigación y desarrollo de las telecomunicaciones avanzadas) y RAMA (Acceso Remoto a las Bases de Datos).

En el panorama del Estado autonómico, destacan legislaciones interesantes en cuanto al desarrollo de la documentación, como la catalana, la andaluza y la gallega.

Cataluña, antes de la promulgación de su Ley de Museos en 1990, ya contaba con un sistema de documentación para museos^[18]. Llama la atención que no defienda la existencia de un catálogo, sino, en su lugar, inventarios automatizados particulares que maneja mediante el programa Documentación Asistida para las Colecciones (DAC, 1992).

En el caso de Andalucía, el programa escogido recibe el nombre de Odiseus (1993) y está integrado en el Sistema de Información del Patrimonio Histórico de Andalucía, junto a otras bases de datos del patrimonio autonómico. Uno de sus activos principales es el tesauro de términos específicos, producto de la reflexión a partir de la experiencia del Instituto Andaluz de Patrimonio Histórico,  creado en 1989^[19].

En cuanto a Galicia, lo más interesante ha sido el censo de museos y las normas para la realización de inventarios de 1993^[20].

En el plano teórico de la documentación museológica, la última reflexión importante se ha llevado a cabo en las II Jornadas de Museología de la Asociación Profesional de Museólogos de España (Madrid, 1996). En ellas se comprobó que la tarea documental carece de la coordinación necesaria, debido a los esfuerzos individuales de sistematización, las diferentes terminologías empleadas en la descripción y clasificación de fondos, y la escasez de técnicos expertos en documentación. Las conclusiones finales fueron las siguientes:

• No todas las tareas documentales del museo pueden aunarse en una sola persona o departamento, ya que afectan a la práctica totalidad de su actividad.
• Todos los técnicos de museos deberían tener una clara visión de las estrategias y ventajas de la sistematización documental en su trabajo cotidiano.
• El museólogo-documentalista debe ser un técnico que reúna, además de su especialización, conocimientos de la especialidad científica del museo, y un conocimiento preciso sobre la organización y la mecánica de funcionamiento global de la institución^[21].

Los problemas entonces detectados aún persisten. Problemas que podrían resumirse en: falta de consenso en el uso de terminologías específicas necesarias para compartir con otros museos la información procesada; diversas normativas de cumplimentación de los sistemas documentales, que obedecen a intereses múltiples; y problemas de compatibilidad derivados de la utilización de muy distintos gestores de bases de datos. La solución a estos problemas puede venir de la extensión del programa de Normalización Documental de Museos del MECD, que ha nacido además con vocación de extenderse por Latinoamérica, pero su implantación en los museos de titularidad estatal transferidos a las Comunidades Autónomas y en otros museos de ellas dependientes tarda en implantarse, en tanto ya están siendo utilizados regularmente otros programas en  Andalucía, Cataluña y País Vasco.

El objetivo a alcanzar, en España y el mundo entero, seguirá siendo la unificación de la gestión documental y administrativa de los museos, no solo para acceder con facilidad a su patrimonio desde dentro de los mismos, sino desde otros ámbitos^[22].

6. BIBLIOGRAFÍA

General

ALONSO FERNÁNDEZ, Luis. Museos y museología, dinamizadores de la cultura de nuestro tiempo. Madrid, Universidad Complutense de Madrid, 1988.

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BENOIST, Luc. Musées et museologie. Paris, PUF, 1971. Cap. V.

BRAVO JUEGA, Isabel. Un capítulo fundamental de la museología: la seguridad en los museos. Madrid, ANABAD, 1982 [Inventario y control de los objetos para su seguridad]

CABALLERO ZOREDA, Luis. Funciones, organización y servicios de un museo: el Museo Arqueológico Nacional de Madrid. Madrid, ANABAD, 1982. Cap. II.

CAMARGO-MORO, Fernanda. Museus. Aquisiçao/documentaçao. Rio de Janeiro, Livraria Eça Editora, 1986. Parte I, pp. 17-40 (adquisición) y partes II, V (documentación).

DÍEZ CARRERA, Carmen. La catalogación de materiales especiales. Gijón, Trea, 2005.

HERRERA, María Luisa. El museo en la educación: su origen, evolución e importancia en la cultura moderna. Barcelona, Index, 1971.

HUIDRISIER, Henri. L’iconothèque. Documentation audiovisuelle et banques d’images. La Documentation Française, 1982.

LORD, Barry-DEXTER LORD, Gail. Manual de gestión de museos. Madrid, Ariel, 1998, pp. 89-96 [la gestión de la información]

MORRAL I ROMEU, Eulalia. “Algunas reflexiones en torno a la adquisición y documentación de colecciones”, en DÍAZ BALERDI, Iñaki. Miscelánea museológica. Bilbao, Servicio Editorial de la Universidad del País Vasco, 1995, pp. 135-149.

Museo. Revista de la Asociación Profesional de Museólogos de España. Madrid, 1997. Núm. 2 dedicado al museo como centro de documentación (incluye abundante bibliografía actualizada).

NOGALES BASARRATE, Trinidad. “La investigación en los museos”, Museos.es, nº 0, 2004, págs. 42-61.

ODDON, Yvonne. Méthodes normalisèes de documentation sur le terrain, en MUSÉES ET RECHERCHES SUR LE TERRAIN, Paris, UNESCO, 1970, cap. 3 (la identificación en el campo de trabajo)

IDEM. Principales instrumentos documentales para uso de los museos mixtos, en RIVIERE, G.H. La museología… Madrid, Akal, 1993. Pp. 254-261. Art. de Ivonne Odón, [“Principales instrumentos documentales para uso de los museos mixtos”]

PORTA, Eduard-MONTSERRAT, Rosa María-MORRAL, Eulalia. Sistema de documentación para museos. Barcelona, Generalitat de Catalunya, 1982.

Historia de la documentación museológica

MARÍN TORRES, María Teresa. Historia de la documentación museológica: la gestión de la memoria artística. Gijón, Trea, 2002. Ver especialmente el cap. V, “La gestión de la información en los museos desde 1945 hasta nuestros días”.

Medios audiovisuales

JIMÉNEZ GARCÍA, Julián. “Los medios audiovisuales”, en RICO, Juan Carlos (ed.). Los conocimientos técnicos. Museos. Arquitectura. Arte. Madrid, Sílex, 1999, pp. 463-501.

ZUBIAUR CARREÑO, Francisco Javier. Historia del cine y de otros medios audiovisuales. Pamplona, EUNSA, 1999. Cap. 20, “Encuentro del cine con los medios de la era audiovisual”, pp. 483-506.

Aplicación informática a los museos

GONZÁLEZ DE ASPURU HIDALGO, Sara. “La informatización en los museos”, en DÍAZ BALERDI, Iñaki. Miscelánea museológica. Bilbao, Servicio Editorial de la Universidad del País Vasco, 1995, pp 151-170.

LIGHT, Richard B.-ROBERTS, Andrew-STEWART, Jennifer D. Museum documentation by sistems : developments and applications. London, Butterworths, 1986. 332 pp.

Museum (Unesco-ICOM), 1978, vol. XXX, núm. 3/4, dedicado a museos y ordenadores.

Vers un réseau des musées pyrénéens?. Rencontres de Lourdes 5, 6, 7 diciembre de 1996. ADDOCC, Toulouse, 1997. Ver art. de F. J. Zubiaur Carreño «Hacia una gestión de inventario común…» [automatización de los museos españoles].

Bases de datos

BESSER, Howard-TRANT, Jennifer. Introduction to imaging. Issnes in construncting an image databasse. Santa Monica, Library of Congress Cataloging-in-Publication Data, 1995.

Museos en red

WELGER-BARBOZA, Corinne. Du musée virtuel au musée médiathèque.Le patrimoine à l’ère du document numérique. Paris-Budapest-Torino,L’Harmatan, 2001.

ANEXO 10
INSTRUCCIONES CON RELACIÓN A LOS REGISTROS DE LOS MUSEOS ESTATALES
(Ministerio de Cultura, 1988)

El Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Español de Museos establece en su capítulo IV: Tratamiento Administrativo de los fondos, art. 10, Registros:

1. Los Museos adscritos al Ministerio de Cultura deberán llevar los siguientes Registros:
   1. De la colección estable del Museo, en el que se inscribirán los fondos que la integren.
   2. De depósitos de fondos pertenecientes a la Administración del Estado y a sus Organismos autónomos, en el que se inscribirán los de esa titularidad que ingresen por dicho concepto en el Museo.
   3. De otros depósitos, en el que se inscribirán los fondos de cualquier otra titularidad que ingresen en el Museo.

En cumplimiento del mismo, los museos adscritos al Ministerio de Cultura, deberán cumplimentar dichos Libros de Registro de acuerdo con las indicaciones que, a continuación, se exponen:

1. LIBROS DE REGISTRO DE LA COLECCIÓN ESTABLE

   • Se cerrará el Libro de Registro de Entrada existente en el Museo, y se abrirá el nuevo libro en el que a partir de ahora, se registrarán todos los bienes que entren en el Museo en concepto de colección estable, haciendo constar en la Diligencia de apertura la fecha de inicio y el número de hojas (para lo cual se numerará el Libro en el recuadro destinado al efecto en la parte superior derecha de cada hoja).
     Aquellos museos que entiendan que su Registro de Entrada anterior no se ajusta a las actuales exigencias museísticas deberán adaptarlo a los nuevos modelos y normas, registrando la totalidad de la colección en los nuevos libros.
   • El nº de Registro se asignará correlativamente por orden cronológico de entrada y bajo ningún concepto podrá duplicarse.
   • La fecha de ingreso se consignará en números árabes.
   • Los objetos se designarán atendiendo a su propia naturaleza, como por ejemplo, Pintura, Escultura, Cerámica, Grabado, Dibujo, Moneda, Mosaico, Encaje, Arca, etcétera.
   • La descripción deberá contener referencias precisas a: técnicas y materiales (podrán utilizarse abreviaturas como por ejemplo o/l, o/t, T.S.H., etcétera),  autores o en su defecto escuelas, cronologías y títulos.
   • Las dimensiones se consignarán en centímetros por este orden: altura, anchura y profundidad. En el caso de dibujos y grabados, las dimensiones se consignarán en milímetros.
   • El estado de conservación, se referirá al momento preciso en que el objeto ingrese en el Museo y podrá ser especificado por medio de Abreviaturas.
   • En la forma de ingreso se especificará si la entrada de la pieza en el Museo ha sido por: hallazgo, excavación, compra, donación, legado testamentario, impuestos sobre sucesiones, renta o patrimonio.
   • En procedencia se hará constar en cada caso lo que más convenga a la mejor identificación de la pieza: procedencia geográfica o poseedor anterior.
   • En observaciones se anotarán aquellos datos que se consideren necesarios para complementar la identificación pormenorizada de las piezas, e incidencias tales como formalización de depósitos en otras instituciones, etcétera.

2. LIBROS DE REGISTRO DE DEPÓSITOS

• • El actual libro de Depósitos existentes en los museos deberá ser desdoblado con acuerdo al Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Español de Museos en su art. 10.1. b y c.
  • Libro de Registro de Depósitos de Titularidad Estatal: se registrarán las piezas en depósito pertenecientes a la Administración del Estado y Organismos Autónomos (p. e. Museo del Prado).
  • Libro de Registro de Depósitos de Titularidad no Estatal: se inscribirán el resto de los depósitos existentes en el Museo, realizados por Comunidades Autónomas, Diputaciones, Ayuntamientos, Iglesia, particulares o por otras entidades.Para la inscripción de  las piezas, se seguirán las normas habituales y las ya referidas para el libro de Registro de la colección estable. En el apartado de observaciones se hará constar además el número de inventario asignado en la colección de la que procede y en su caso, la fecha del levantamiento del depósito^[23].

---

Notas (Puedes hacer clic en los números de las notas [X] para desplazarte entre la nota y su llamada)

[1] BRAVO JUEGA, María Isabel. “Documentación o investigación”, en Museo, núm. 2, Madrid, APME, 1997, p. 92.

[2] CARRETERO PÉREZ, Andrés. “La documentación en los museos: una visión general”, en Museo, núm. 2,  Madrid, APME, 1997, pp. 11-12.

[3] Real Decreto 620/1987.

[4] MARÍN TORRES, María Teresa. Historia de la documentación museológica: la gestión de la memoria artística. Gijón, Trea, 2002, pp. 296-298.

[5] Hoy en día se tiende a utilizar el sistema triple de numeración: primero los tres últimos dígitos del año de ingreso, seguidos, tras un punto, del número de orden de la adquisición; tras otro punto, un tercer número se refiere al objeto dentro del ingreso; y si es preciso se añade una letra minúscula al final del número resultante que designa una parte del objeto, lo que es útil cuando se trata de conjuntos.

[6] BRAVO JUEGA,  María Isabel Un capítulo fundamental de la museología: la seguridad en los museos. Madrid, ANABAD, 1982.

[7] A la hora de identificar el bien Carretero llama la atención sobre la existencia de “conjuntos”, que es recomendable valorar como unidad, pese a estar constituidos por varios elementos, aunque con un sentido global, como sucede en el caso de retablos, los componentes de un ajuar funerario etc. Véase la p. 23 de su artículo citado.

[8] CABALLERO ZOREDA, Luis. Funciones, organización y servicios de un museo : el Museo Arqueológico Nacional de Madrid. Anabad, Madrid, 1982. Cap. II.

[9] HERRERA, María Luisa. El museo en la educació : su origen, evolución e importancia en la cultura moderna. Barcelona, Index, 1971.

[10] ALONSO FERNÁNDEZ, Luis. Museos y museología, dinamizadores de la cultura de nuestro tiempo. Madrid, Universidad Complutense de Madrid, 1988.

[11] ALONSO FERNÁNDEZ, Luis. Museología y museografía. Barcelona, Ediciones del Serbal, 2001, p. 165.

[12] Para Huidrisier, los «documentos reflejos» son trasunto de los directos o primarios, que son los objetos mismos de estudio, por ejemplo las obras de arte. Los documentos indirectos serían los libros. Ver HUIDRISIER, Henri. L’iconothèque. Documentation audiovisuelle et banques d’images.  Paris,  La Documentation Française, 1982.

[13] Los museos controlaron sus colecciones por medio de sistemas de documentación por lo general manuales –recordemos en España los métodos propuestos por Navascués y Porta-Montserrat-Morral- , que con el tiempo fueron tratados automáticamente para convertirse en sistemas de información integrada de mayor complejidad, como es el caso del programa Domus coordinado por Andrés Carretero, del que se trata en este tema. La fecha clave para el paso de la documentación manual a la informatizada, en los países anglosajones, principalmente Estados Unidos, fue la segunda guerra mundial, ya que por razones estratégicas y militares se produjo un gran avance en el control y procesamiento de la información con nuevos medios automáticos (por ejemplo las fichas perforadas). Estas técnicas para la clasificación, indización y recuperación de la información se fueron perfeccionando hasta que se generalizaron los ordenadores en las dos décadas siguientes, y se pasó del uso de estructuras personales a los sistemas de comunicación en red.  Pero en el ámbito museístico –como afirma Teresa Marín apoyándose en Sledge y Bryan- el uso explosivo de Internet como sistema de comunicación a escala mundial provocaría “un insaciable deseo de comunicación” y acentuaría el papel dual de la institución museo como usuario y proveedor de información. Véase MARÍN TORRES, M. T. Historia de la documentación museológica, cit., cap. V.3, “De la documentación museográfica a la gestión de la información en el museo”, pp. 299-304.

[14] Aguadero Fernández cita como “nuevas tecnologías” aquellas que actúan sobre procesos técnico-económicos de nueva aparición o desarrollo masivo, tales como la informática, la microelectrónica, el láser, las telecomunicaciones, la robótica, la inteligencia artificial, los superconductores, los materiales óptico-electrónicos, la microgravedad, la biotecnología o la micro-reproducción, incluida la miniaturización extrema que permite la nanotecnología. Véase AGUADERO FERNÁNDEZ, F. La Sociedad de la Información. Madrid, Acento Ed., 1997. Cit. por MARÍN TORRES, M. T.. Historia de la documentación museológica…, cit. pp. 299-300. Se conoce por hipermedia, en informática, la aplicación multimedia que integra gráficos, sonido y vídeo en un sistema que permite el almacenamiento y recuperación de la información de manera relacionada, por medio de referencias cruzadas o hipervínculos. Si la información se encuentra primordialmente en forma de texto, el producto resultante es el hipertexto.

[15] NAVASCUÉS, Joaquín. Instrucciones para la redacción del inventario general, catálogos y registros en los museos servidos por el Cuerpo Facultativo de archiveros, bibliotecarios y arqueólogos (O.M.  de 16 de mayo de 1942; B.O. nº 157, 6 de junio). Madrid, Ministerio de Educación Nacional-Dirección General de Bellas Artes, 1942. Publicado en edición facsímil por ANABAD en 1983.

[16] CABALLERO ZOREDA, Luis. “La profesión de museólogo”, Boletín de ANABAD, núms.  1-2 del tomo XXXI, Madrid, 1981, pp. 655-669; ID. Funciones, organización y servicios de un museo: el Museo Arqueológico Nacional de Madrid. Madrid, ANABAD, 1982. Cap. II; ID. “Del objeto al público. El informador en los museos”,  Boletín de ANABAD, núms. 1-2 del tomo XXXVI, Madrid, 1986, pp. 259-280; ID. “Teoría General del Museo. Sus funciones”, Boletín de ANABAD, núm. 3 del tomo XXXVIII, Madrid, 1988; e ID. “La Documentación Museológica”,  Boletín de ANABAD, núm. 4 del tomo XXXVIII, Madrid, 1988, pp. 455-495.

[17] Normalización Documental de Museos: Elementos para una aplicación informática de gestión museográfica. Madrid, Ministerio de Educación-Dirección General de Bellas Artes y Bienes Culturales, 1996; ALQUÉZAR YÁÑEZ, Eva María. “Domus, un sistema de documentación de museos informatizado”, Museos.es, nº 0, 2004, págs. 28-41.

[18] PORTA, Eduard-MONTSERRAT, Rosa María-MORRAL, Eulalia. Sistema de documentación para museo . Barcelona, Generalitat de Catalunya, 1982.

[19] Sobre el mismo véase MARTÍN PRADAS, Antonio. “El tesauro de Patrimonio Histórico Andaluz”, en Museo,  núm. 2, Madrid, APME, 1997, pp. 260-266.

[20] LÓPEZ REDONDO, A.-LÓPEZ DE PRADO NISTAL, C.-LEMOS RAMOS, B. Censo de Museos de Galicia. Normas para o Inventario. Santiago de Compostela, Consellería de Cultura-Dirección Xeral do Patrimonio, 1993.

[21] Museo. Revista de la Asociación Profesional de Museólogos de España. Madrid, 1997. Núm. 2, pp. 303-305.

[22] Sobre la situación de la automatización de los museos españoles en 1996 véase mi trabajo “Hacia una gestión de inventario común y la constitución de una red pirenaica”, en  Actes. Vers un réseau des musées pyrénéens? Rencontres de Lourdes, 5, 6, 7 décembre 1996. Toulouse, ADDOC Midi-Pyrénées, 1997, pp. 411-416.

[23] Texto tomado de MARÍN TORRES, M. T. Historia de la documentación museológica…, cit., apéndice 23, pp. 354-355.